LEVEN ZONDER E-MAIL? JA, DAT KAN!

 

Na het robotiseren (en dat op zijn beurt weer na de eerder genomen stappen in het proces naar Business Proces Automation) wordt het tijd om te bekijken wat slim automatiseren nog meer aan opvallende voordelen op kan leveren. Efficiënter werken klinkt mooi, maar krijgt werkelijk handen en voeten als we onze dagelijks inbox onder de loep nemen. Veel medewerkers ervaren e-mail als een terugkerende terreur. Maar er is hoop: leven zonder mail kan echt!

Tijdvreter!

Onderzoek heeft aangetoond dat tot bijna 30 procent van onze werktijd wordt verkwist met e-mail. Een mail met zeven cc’s is nog steeds één mail, en iedere mail wordt ook nog eens 6 tot 8 keer aangeklikt voordat deze daadwerkelijk wordt verwerkt of afgehandeld. Dat betekent dat je met het uitfaseren van je inbox een grote efficiencyslag kunt maken. Door één centraal systeem te hanteren, waar alle mail binnenkomt, meteen al is gedigitaliseerd en gearchiveerd en vervolgens centraal wordt verwerkt. Natuurlijk is sommige mail privé, en dat vraagt even wat aanvinken. Maar de rest van de mail gaat direct je systeem in en daar kan eenvoudig worden geschift. En je kunt in het systeem gaan sturen op workflow management: voor wie is de mail, wie moet iets doen? Dan is er maar één persoon met de mail bezig.

Drukte door mail

We zijn er maar druk mee: meer dan honderd mailtjes per dag van mensen die we het voor het eind van de dag naar de zin willen maken. Dat betekent veel handelingen en geklik: ongelezen maken, aangeven dat je iets met deze mail wil, aanvinken, afvinken en weer door. Echt: met een systeem waar alle mail (behalve privé) binnenkomt en zo direct wordt gedigitaliseerd en gearchiveerd, is het veel efficiënter. De mail is centraal voor de hele organisatie beschikbaar. Je kunt het systeem leren welke beveiliging aan welke mail komt te hangen. Of: is de mail voor inkoop of finance of welke afdeling dan ook. Er worden tegenwoordig al veel meer generieke mailadressen gebruikt en mail kan per beveiligingsniveau binnenkomen.

Helemaal zonder mail?

Helemaal zonder mail: het kan ook. Er zijn mensen die het doen en weigeren e-mail te gebruiken als ‘het things to do-lijstje waar andere mensen je mee opzadelen’. Maar uiteraard blijf je gewoon met je relaties en collega’s communiceren, soms met verstuurde e-mails, soms door middel van workflow maar in ieder geval veel efficiënter en altijd vanuit het systeem. Met het opzetten van een centraal systeem komt er in ieder geval tijd vrij voor andere, waarschijnlijk leukere en veel nuttigere dingen. Probeer het eens!

Meer weten? Informeer eens vrijblijvend naar de mogelijkheden!

BLOG Deel 5: Liever in één keer goed met maximaal rendement.

BLOG Deel 7: Go with the (work)flow.

 

Alle afleveringen van het blog volgen? Schrijf je dan nu in