De stappen naar efficiënt en effectief (samen)werken.

In de huidige fase van automatisering hebben bedrijven al wel een of meerdere (ERP-)systemen ‘in place’. Vaak betekent dat echter niet veel meer dan dat men de bestaande processen digitaal maakt. Het papierwerk verdwijnt bijvoorbeeld langzaam maar zeker, pdf’s worden gekoppeld aan transacties, informatie is op te vragen in specifieke portalen of apps etc.. Veel bedrijven zijn met de transitie bezig en er zijn grote slagen gemaakt. De jeugd heeft de toekomst en dan zie je dat het slechts een kwestie van tijd is voordat deze fase van digitaliseren is afgerond. De bestaande deelsystemen worden gelukkig vaak al verbonden en veel bedrijven slaan de weg in naar het creëren van één centrale waarheid. Bijvoorbeeld door de inzet van een central data warehouse of de vele mogelijkheden van connectivity.

Voorbereiden op nieuwe fase

Wil je echter je processen, kwaliteit, informatievoorziening etc. daadwerkelijk (blijven) verbeteren dan is er meer nodig. Deze vernieuwde vorm van automatiseren vraagt nl. allereerst dat je terdege weet wat er in je organisatie speelt, beschikbaar is, nodig is en hoe daarmee moet worden omgegaan. Om te komen tot dit Business Content Management moet op de eerste plaats alles in je organisatie ook daadwerkelijk meetbaar zijn. Je dient ervoor te zorgen dat je over systemen beschikt die processen niet alleen ondersteunen maar vooral ook uniformeren. Daarmee kun je processen altijd op een vaste manier, stapsgewijs doorlopen en gegevens gestructureerd en uniform vastleggen. Noem het workflow management. Dan ga je je processen ook daadwerkelijk meetbaar maken en kun je deze analyseren, de juiste KPI’s vaststellen en het ideale verloop van je primaire processen vaststellen. Uiteindelijk wil je toe naar de meest verregaande vorm van Business Proces Automation. Veel vaktermen maar eigenlijk wil je gewoon zoveel mogelijk van je logische processen volledig automatisch kunt controleren en laten passeren. Daarmee krijg je de rust, kwaliteit en tijd in je organisatie om met vertrouwen te kunnen gaan sturen op de uitzonderingen.

Essentiële stappen naar Business Process Automation

Dus: uniformeren en analyseren om mee te beginnen. Door te uniformeren kun je komen tot Business Content Management: als je alles op een gestructureerde manier opslaat, kun je alle data en content in je organisatie daadwerkelijk beheren en wordt alles meetbaar. Een tussenstap naar ook de inzet van Business Process Management en Business Intelligence. Velen worden zich van het belang hiervan nu extra bewust met de introductie van bijvoorbeeld de AVG.
Alles is te automatiseren, maar de stappen ernaar toe zijn allemaal essentieel om het op een goede manier te doen. Niet te snel! Beter goed voorbereid en goed beslagen ten ijs komen dan te vervallen in de valkuilen van overhaast of te ambitieus automatiseren.

CLEAR Solutions helpt u bij het zetten van de juiste stappen op het juiste moment. Informeer eens naar de mogelijkheden!

BLOG Deel 1: Automatiseren moet! Maar doe het wel slim.

BLOG Deel 3: Analyseren om het verschil te maken.

Alle afleveringen van het blog volgen? Schrijf je dan nu in

Uw mailadres