ERP – Digitalisering

Digitalisering – Essentieel voor het MKB.

Optimale controle en inzicht in uw processen

Om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken heeft één centrale “waarheid” nodig welke volledig digitaal beschikbaar is. Binnen de oplossingen om uw administratieve processen volledig te digitaliseren en verder te optimaliseren adviseren wij onder andere Elvy. Kies voor de oplossing die u de grip op uw processen terug geeft.

Informatie wordt bewaard, gekoppeld en beheerd in één organisatiebrede, centrale gegevensbron. Alle transacties – financieel, logistiek, HRM, relatiebeheer, projecten en productie gaan in deze database. Omdat bedrijfsinformatie volledig geïntegreerd is, beschikt u altijd over actuele gegevens.

Binnen de deelprocessen biedt Elvy de mogelijkheid om documenten, pdf’s en emails volledig geautomatiseerd te

Factuurverwerking

Elvy Factuurverwerking is een factuurverwerkingsoplossing dat u efficiëntie kan bieden met het verwerken van facturen. Elvy verwerkt diverse soorten documenten zoals PDF facturen en e-facturen (UBL/XML). Ontvangt u ook nog diverse facturen op papier? Geen probleem! Deze kunt u inscannen en Elvy verwerkt deze met haar scan en herken software!

Bespaar tijd met Elvy
Op welke manier u uw facturen ontvangt, Elvy zorgt met haar factuurverwerkingssoftware dat u tijd zult besparen. Vanuit uw mailbox worden de facturen automatisch in Elvy geïmporteerd, direct onder de juiste administratie. Elvy herkent de gegevens met behulp van OCR software.

Documentarchivering

Met Elvy Documentarchivering kunt u eenvoudig een digitaal archief opzetten. Hierdoor heeft u geen archiefkasten vol met ordners en bent u ook niet onnodig veel tijd kwijt met het zoeken naar dat ene document. Allerlei soorten documenten online archiveren doet u gemakkelijk met Elvy!

Documenten eenvoudig verwerken
In Elvy geeft u zelf aan welke type documenten u op welke manier wilt digitaliseren en archiveren. Elvy kan diverse type documenten op verschillende manieren verwerken. U kunt bijvoorbeeld documenten inscannen zodat Elvy deze kan verwerken vanuit een netwerklocatie, maar u kunt er ook voor kiezen om het document direct vanuit de e-mail te laten uitlezen. Wel zo efficiënt!
Door de uitgebreide herkenningssoftware van Elvy wordt standaard de relatie, datum en het type document herkent. Uiteraard kan Elvy ook overige gegevens herkennen voor de verdere verwerking van het document. Deze informatie kunt u gebruiken om op een later moment het document eenvoudig terug te zoeken. U bepaalt zelf welke velden vereist zijn voor het volledig automatisch archiveren van het document en op welke velden het document in het archief gemakkelijk teruggezocht kan worden.

Documenten archiveren in ElvyWeb
Na de herkenning van de gegevens, wordt het document opgeslagen in ElvyWeb. ElvyWeb is een webbased oplossing wat als digitaal archief fungeert voor alle door Elvy ingelezen documenten. ElvyWeb kan op uw eigen serveromgeving draaien óf wordt door Elvy in de Cloud beschikbaar gesteld. Archiefkasten zijn verleden tijd.

Uw documenten laten goedkeuren
Nadat het document digitaal gearchiveerd is, kan het document door één of meerdere personen behandeld worden. Dit proces is geheel naar eigen wens in te richten. Zo kunt u instellen of fiatteurs op gelijk niveau of opeenvolgend moeten fiatteren.

Overige mogelijkheden

Contractregistratie

Met Elvy Contractregistratie heeft u altijd een actueel inzicht in uw contracten in omloop. U heeft geen contracten meer die onbedoeld verlengd worden of welke in de organisatie zoek zijn. Of u nu digitale contracten ontvangt of op papier, met Elvy kunt u elk type contract verwerken.

Eenvoudig contracten vastleggen
Contracten kunnen eenvoudig worden vastgelegd met alle vereiste contractgegevens. U kunt zelf instellen welke gegevens verplicht zijn om een contract te registeren, denk hierbij aan relatienaam en contractduur, maar ook onder welk project of aangesteld budget het contract eventueel valt. Daarnaast geeft u aan of het contract automatisch verlengd wordt en wat de opzegtermijn is van het contract. De registratie is geheel naar eigen wens in te richten.

Uw digitale contracten online beheren
Met het contract management systeem van Elvy bepaalt u zelf welke medewerkers toegang hebben tot het raadplegen van het contract. Daarnaast biedt Elvy ook de mogelijkheid om de contracten te laten goedkeuren middels een volledig zelf in te richten workflow. Op deze manier kan een contract door meerdere mensen eenvoudig gecontroleerd worden, en wordt het contract pas geactiveerd als iedereen akkoord heeft gegeven.

Geen contracten die onbedoeld verlengd worden
Doordat u alle vereiste gegevens bij het invoeren van het contract in Elvy ingeeft, zorgt Elvy ervoor dat u tijdig een melding ontvangt wanneer een contract dreigt af te lopen of automatisch wordt geprolongeerd.

Declaratieverwerking

Onkosten declareren, in veel gevallen kan het een stuk makkelijker. Ook Elvy heeft hiervoor een geschikte oplossing, namelijk Elvy Declaratieverwerking.

Gemakkelijk via de browser indienen
Met ElvyWeb, een tool van Elvy waar wij onder andere ons declaratie systeem in geïntegreerd hebben, kunt u declaraties gemakkelijk via de browser indienen. Wanneer u bent ingelogd, kunt u declaratiegegevens invoeren en eventuele bijbehorende documenten uploaden. Na het verzenden van de declaratie wordt deze gefiatteerd door de leidinggevende(n). Zowel kilometervergoedingen als andere onkosten kunnen gemakkelijk ingediend worden. In Elvy kunt u instellen welke fiatteur bepaalde declaraties moet fiatteren, bijvoorbeeld op basis van het type declaratie, het project of de kostenplaats.

Efficiënt declaraties verwerken
Niet alleen met het indienen van declaraties is een hoop efficiëntie te behalen, ook met het verwerken van de declaraties in uw financiële administratie kunt u tijd besparen. Doordat de declarant aangeeft wat voor type declaratie hij/zij indient, wordt automatisch in Elvy een boekingsvoorstel gemaakt voor deze declaratie. Dit scheelt u een hoop uitzoek- en invoerwerk.

Inkoopmanagement

Bent u op zoek naar een programma om uw budgetten te beheren? Haal alles uit uw inkoopoplossing met Elvy Inkoopmanagement! Met Elvy Inkoopmanagement wordt het aanvragen en beheren van inkoopaanvragen doeltreffend en eenvoudig en kunt u uw inkoopproces verbeteren. U heeft vooraf uw inkoopverplichtingen inzichtelijk en krijgt controle en grip op alle uitgaven van uw organisatie.

Aanvragen en goedkeuren van de verplichting
Zodra een medewerker binnen uw organisatie een inkoopaanvraag doet, checkt Elvy of de aanvraag binnen het budget past en wie de aanvraag dient te fiatteren. Na het geven van een akkoord door de betrokken budgethouder en andere fiatteurs, wordt er automatisch een bestelformulier met een uniek nummer gegenereerd. Dit unieke nummer kan de leverancier vervolgens op de verkoopfactuur vermelden.
U heeft de mogelijkheid om op diverse manieren de fiattering in te stellen. Zo kunt u op basis van o.a. projecten, kostenplaatsen, grootboekrekeningen, bedragen etc. bepalen wie er moet goedkeuren, en of fiatteurs op gelijk niveau of opeenvolgend moeten fiatteren.

Factuurmatching aan de verplichting
Zodra de inkoopfactuur binnenkomt, herkent Elvy de gegevens met haar OCR software en wordt de juiste inkoopverplichting gematcht met de factuur. Het unieke nummer van de verplichting op de factuur, zorgt ervoor dat Elvy eenvoudig de juiste bestelling kan matchen.

Automatische fiattering
Ook is het mogelijk om automatisch inkoopfacturen te fiatteren die worden afgestemd aan een inkooporder. Door middel van vooraf ingestelde marges in Elvy worden er controles uitgevoerd. Vallen de verschillen binnen de marges wordt de inkoopfactuur automatisch gefiatteerd, vallen ze erbuiten, dan wordt de factuur automatisch aan de juiste fiatteurs aangeboden.
Alle stappen worden door Elvy bijgehouden middels een audit trail, zodat altijd inzichtelijk is wanneer en door wie, welke handelingen zijn gedaan.